בקצרה
- חלוקת לקוחות במשרד עובדת כשיש כלל כתוב לכל מקור (מודעה של מתווך, המספר של המשרד, האתר), וכל המתווכים מכירים אותו לפני שמגיע הלקוח הראשון.
- לכל לקוח יש מתווך מטפל אחד שכל המשרד רואה, ובודקים אותו לפני שקובעים פגישה, מכניסים לדיוור או פותחים כרטיס.
- חלוקת העמלה כשקונה של מתווך אחד קונה נכס של מתווך אחר נקבעת מראש ובכתב. תקנות האתיקה מתירות למתווך לשתף פעולה עם מתווכים אחרים, כל עוד זה לא פוגע בלקוח.
- בפגישה השבועית בודקים לכל מתווך לקוחות חדשים, פגישות, ושיחות שנענו ושלא נענו, ואת הבלעדיות שמסתיימות בשבועיים הקרובים.
במשרד תיווך כדאי לחלק לקוחות לפי כללים כתובים שכל הצוות מכיר: לקוח שהתקשר למודעה של מתווך הוא שלו, לקוח שפנה למשרד מקבל מתווך מטפל לפי אזור או בתורנות, ולכל לקוח יש מתווך מטפל אחד שכולם רואים. כשהכללים כתובים, כולל איך מתחלקים בעמלה, והמתווך המטפל מופיע על כל כרטיס, אף אחד לא מתקשר ללקוח של עמית. וקונה של מתווך אחד קונה נכס של מתווך אחר בלי ויכוח.
במשרד כזה, ביום שני בבוקר ליד כל לקוח חדש כבר מופיע שם של מתווך, והנכס שאבי גייס ביום ראשון מקבל ביום רביעי סיור עם קונה של מיכל. העסקה נשארת במשרד.
איך מחלקים לידים במשרד תיווך?
מחלקים לפי כלל כתוב לכל מקור, כדי שאף אחד לא יחליט על כל לקוח מחדש בתשע בבוקר. אלה המודלים שאפשר לבחור מהם:
| המודל | מתי הוא מתאים | על מה לשים לב |
|---|---|---|
| לפי מקור: הלקוח של המתווך שהמודעה או המספר שלו קיבלו את הפנייה | כשלכל מתווך מודעות ומספר משלו | לקוח שמתקשר לשתי מודעות של שני מתווכים |
| לפי אזור: כל מתווך אחראי על שכונות או ערים | משרד שמכסה כמה אזורים | לקוח שמחפש בשני אזורים |
| לפי צד: קונים ומוכרים, מכירה והשכרה | משרד עם התמחויות | קונה של מתווך אחד שקונה נכס של אחר (על העמלה, בהמשך) |
| בתורנות | פניות למספר של המשרד ולאתר | מי שבחופש או בעומס יוצא מהתור |
| לפי זמינות: מי שפנוי עכשיו | פניות שצריך לענות עליהן מיד | שהלקוח לא יעבור ממתווך למתווך בכל שיחה |
אין מודל אחד נכון, ואפשר לשלב: לפי מקור למודעות של כל מתווך, ובתורנות למספר של המשרד. מה שחשוב הוא שהכלל כתוב, וכל מתווך מכיר אותו לפני שמגיע הלקוח הראשון. כך יכולה להיראות מדיניות כזאת, בשלוש שורות שאפשר להעתיק ולהתאים:
פנייה למודעה או למספר של מתווך: הלקוח שלו.
פנייה למספר של המשרד או לאתר: למתווך שאחראי על השכונה, ואם אין כזה, לפי התורנות של השבוע.
לקוח שפנה לשני מתווכים: של מי שרשם אותו ראשון, אלא אם הלקוח ביקש לעבוד עם השני.
ב-WEBOT, לכל מתווך יש מספר וירטואלי למודעות שלו. כל שיחה מסוכמת ונכנסת מיד למאגר לקוחות אחד לכל המשרד, עם שם המתווך שקיבל אותה, ומנהל המשרד משייך מתווך מטפל לכל לקוח שצריך. השיוך מופיע על הכרטיס, וכל המשרד רואה אותו.
של מי הלקוח כשהוא דיבר עם שני מתווכים?
של מי שהמדיניות של המשרד קובעת: מי שרשם אותו ראשון, או המתווך שהלקוח בחר. מחליטים את זה מראש, ומראים את התשובה על הכרטיס.
כלל ״הראשון שרשם״ פשוט לבדיקה: יש תאריך, ויש שם. כלל ״הלקוח בוחר״ מכבד את הקשר שהלקוח כבר יצר עם מתווך מסוים. שניהם עובדים, כל עוד כולם יודעים מה הכלל לפני שהמקרה קורה.
ב-WEBOT, כרטיס הלקוח מראה אצל מי במשרד הוא נקלט ראשון, ומתי, ואת המתווך המטפל שכל המשרד רואה.
איך מונעים מצב ששני מתווכים מתקשרים לאותו לקוח?
מראים מי המתווך המטפל ברגע שמישהו מתכוון לפנות ללקוח: כשהוא קובע איתו פגישה, מכניס אותו לדיוור או פותח לו כרטיס.
ב-WEBOT, זה קורה בדיוק ברגעים האלה. נניח שיוסי כהן התקשר גם למודעה של אבי, ואבי קובע לו סיור. לפני שהפגישה נשמרת, אבי רואה: ״מיכל מטפלת ביוסי כהן מטעם המשרד. כדאי לתאם איתה קודם, כדי שלא תפנו שניכם ללקוח.״ אפשר לבטל או להמשיך בכל זאת. אבי מרים טלפון למיכל, ושניהם מחליטים מי ממשיך עם יוסי.
ביומן רואים גם אם הלקוח כבר נפגש עם מישהו מהמשרד, עם מי ומתי. וכשצריך שעמית יטפל במשהו, יוצרים משימה שעוברת ליומן של העמית, ובלשונית ״הקצתי לאחרים״ רואים אם היא בוצעה.
וכשאבי מגייס נכס, הוא שואל את דניאלה, סוכנת ה-AI שלכם בוואטסאפ מי במשרד מחזיק קונה שמתאים לו. בדוגמה:
דניאלה
סוכנת ה-AI שלכם
אבי מתאם עם מיכל ועם רונית, והן מביאות את הקונים שלהן לסיור. כל קונה שומע על הנכס מהמתווך שלו.
איך מתחלקים בעמלה כשקונה של מתווך אחד קונה נכס של מתווך אחר?
מסכמים את החלוקה בכתב, כמדיניות של המשרד, עוד לפני העסקה הראשונה כזאת. ככה ביום שהיא נסגרת, כולם כבר יודעים מה מגיע להם.
הכלל הכתוב קובע ארבעה דברים:
- מי נחשב המתווך של הקונה, ומי המתווך של הנכס;
- מה קורה כשהקונה רשום אצל שני מתווכים;
- מי עושה את הסיור, ומי מעביר את ההצעות;
- מה החלוקה, ומתי היא נקבעת.
את האחוזים קובע כל משרד לעצמו. העיקר שהם כתובים לפני שיש עסקה על השולחן.
גם תקנות האתיקה של המתווכים נוגעות בזה. תקנה 21 קובעת ש״מתווך במקרקעין רשאי לשתף פעולה עם מתווכים במקרקעין אחרים בשירותי התיווך שהוא מעניק ללקוח, ובלבד שאין בשיתוף הפעולה כדי לפגוע, בדרך זו או אחרת, בלקוחו״. ואם מתווך אחד נותן שירות לשני הצדדים בעסקה, תקנה 17 מחייבת אותו ליידע מראש ובכתב את כל לקוחותיו בה, ולתעד בכתב את כל ההצעות שעברו דרכו.
ומי מלווה את הלקוח בפועל קובע החוק: סעיף 13 לחוק המתווכים קובע ש״אדם לא יעסיק אדם אחר בתיווך במקרקעין אלא אם כן המועסק הוא בעל רשיון בתוקף״, ושהסעיף ״לא יחול לגבי העסקת אדם בתפקיד מינהלתי״. במשרד, זה אומר שרכזת יכולה לנתב פניות, ואת הלקוח עצמו מלווה מתווך עם רישיון.
ב-WEBOT, בהתאמות של כל נכס מופיע ליד כל קונה המתווך שמחזיק אותו, ככה קונה של מתווך אחד מותאם לנכס של אחר כבר ביום שהנכס נכנס למערכת. וכך גם מגיעים לפגישת הגיוס עם הקונים של כל המשרד, עוד לפני שהנכס שלכם.
מה מנהל משרד צריך לראות כל שבוע?
לכל מתווך: לקוחות חדשים, פגישות, ושיחות שנענו ושלא נענו, ולצידם הבלעדיות של המשרד שמסתיימות בשבועיים הקרובים.
השיחות שלא נענו הן השורה שכדאי להתחיל ממנה:
63%
מהשיחות למספרים הווירטואליים של מתווכים ב-WEBOT לא נענו, במדגם של 72 שעות
מקור: נתוני WEBOT, אוגוסט 2026
שיחה שלא נענתה היא לקוח שמחכה לתשובה, ובפגישה מחליטים מי חוזר אליו היום. ב-WEBOT, מי שהתקשר למספר שבמודעה ולא נענה מקבל מיד הודעת וואטסאפ בשם המתווך, ומה שהוא עונה מגיע ישר אל המתווך.
פגישה שבועית קצרה, בסדר קבוע:
- המספרים של השבוע, לכל מתווך: לקוחות חדשים, פגישות, ושיחות שנענו ושלא נענו.
- לקוחות בלי מתווך מטפל: משייכים כל אחד לפני שקמים מהשולחן.
- נכסים שעוד אין להם קונים מתאימים: מה מתכננים לשבוע הקרוב בשיווק שלהם.
- בלעדיות שמסתיימות בקרוב: מי מדבר עם המוכר, ומתי.
- עסקה אחת ללמוד ממנה: מה עבד, ומה כמעט נפל בין הכיסאות.
ב-WEBOT, עמוד המנהל מראה לכל מתווך לקוחות חדשים, פגישות, ושיחות שנענו ושלא נענו, לשבוע, לחודש או לתאריכים שתבחרו. בראש העמוד מחכות הבלעדיות שמסתיימות בשבועיים הקרובים, עם שם המתווך. הפגישה מתחילה מהמספרים, ונגמרת בהחלטות.
איך עוברים למאגר לקוחות אחד במשרד?
קובעים הרשאות, מעבירים את אנשי הקשר פעם אחת, ומהיום הראשון כל שיחה חדשה נכנסת למאגר לבד.
מה כל מתווך רואה במאגר, זו החלטה שלכם: את הלקוחות שהוא מטפל בהם, פרטים בסיסיים של לקוחות של עמיתים בלי ההערות ותוכן השיחות, או את כל המאגר. החוק נותן סיבה טובה לחשוב על ההגדרה הזאת. סעיף 11 לחוק המתווכים קובע ש״מתווך במקרקעין או המועסק על ידיו לא יגלה לאיש, שלא בהסכמת הלקוח, כל ידיעה שהובאה לידיעתו על ידי הלקוח או מטעמו, זולת אם הוא חייב לגלותה לפי כל דין״, ותקנה 11 לתקנות האתיקה מחייבת מתווך לנקוט אמצעים כדי שגם מי שמועסק אצלו במשימות מינהליות יפעל כך. ומשרדים אחרים לא רואים את הלקוחות שלכם.
את אנשי הקשר מעבירים מאקסל, מהוואטסאפ ומהטלפון, ויש מדריכים לייצוא ממערכות אחרות. צוות WEBOT מקים איתכם את המשרד: מצרפים את המתווכים, מגדירים מנהל, ועושים הדרכה אישית. ומהיום הראשון, כל שיחה של כל מתווך נכנסת למאגר כשהיא כבר מסוכמת.
שאלות נפוצות
מה הדרך הכי טובה לחלק לידים במשרד תיווך?
של מי הלקוח אם הוא פנה לשני מתווכים באותו משרד?
איך מחלקים עמלה בין שני מתווכים באותו משרד?
מתווך במשרד רואה את הלקוחות של מתווך אחר?
מה מנהל משרד תיווך צריך לבדוק כל שבוע?
ירדן בן עזרא
CEO ומייסד שותף, WEBOT
מוביל את החזון העסקי של WEBOT, עם ניסיון עמוק בשיווק דיגיטלי, אוטומציה ובניית מסעות לקוח לענף הנדל״ן.
